Theo quy định tại Nghị định số 109/2004/NĐ-CP ngày 02/04/2004 của Chính phủ về Đăng ký kinh doanh, đối với các trường hợp: doanh nghiệp không đăng ký mã số thuế trong thời hạn một năm, không hoạt động tại trụ sở đăng ký trong thời hạn một năm, kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; ngừng hoạt động kinh doanh một năm liên tục mà không báo cáo cơ quan đăng ký kinh doanh; không báo cáo về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp với cơ quan đăng ký kinh doanh trong 2 năm liên tiếp; hoặc không gửi báo cáo về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày có yêu cầu bằng văn bản của cơ quan đăng ký kinh doanh, thì Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ thông báo bằng văn bản về việc vi phạm và yêu cầu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp giải trình. Sau mười lăm ngày, kể từ ngày hẹn đến được định trong thông báo mà người được yêu cầu không đến, thì Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh công bố hành vi vi phạm của doanh nghiệp và thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Sau khi ra thông báo về các hành vi vi phạm của doanh nghiệp, Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh yêu cầu doanh nghiệp làm thủ tục giải thể. Sau sáu tháng, kể từ ngày quyết định thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, mà không nhận được hồ sơ giải thể doanh nghiệp, thì doanh nghiệp coi như đã được giải thể và Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xóa tên doanh nghiệp trong Sổ đăng ký kinh doanh.
Trường hợp, Công ty vẫn chưa nhận được thông báo hay yêu cầu giải trình từ phía Cơ quan đăng ký kinh doanh như đã nêu trên và từ khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến nay doanh nghiệp chưa đi vào hoạt động hay phát sinh bất kỳ giao dịch nào, thì Công ty cần phải sớm tiến hành thủ tục giải thể như sau :
Doanh nghiệp phải ra Quyết định giải thể, với các nội dung chính như: tên, trụ sở doanh nghiệp; lý do giải thể; thành lập tổ thanh lý tài sản (nếu có), quyền và nhiệm vụ của tổ thanh lý tài sản; chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Trong thời hạn bảy ngày, kể từ ngày thông qua, Quyết định giải thể phải được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh, phải được niêm yết công khai tại trụ sở doanh nghiệp và đăng báo địa phương hoặc báo hàng ngày trung ương trong ba số liên tiếp. Đồng thời, hồ sơ giải thể doanh nghiệp cần phải có văn bản xác nhận của cơ quan thuế có thẩm quyền về việc không nợ thuế, và chứng từ nộp phạt (nếu có). Trường hợp này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về việc không gửi báo cáo tài chính theo quy định và mức phạt là từ một triệu đến năm triệu đồng.
